Regulamin korzystania z usług Elektronicznego Biura Obsługi Klienta Wągrowieckiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Wągrowcu
Postanowienia wstępne
§ 1
Niniejszy regulamin korzystania z usług Elektronicznego Biura Obsługi Klientów określa zasady i warunki korzystania z usług tego Biura przez Klientów Wągrowieckiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Wągrowcu.
§ 2
Regulamin został opracowany na podstawie obowiązujących przepisów:
a) ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 roku, poz. 1513 z późniejszymi zmianami),
b) ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U z 2025 roku, poz. 775 z późniejszymi zmianami),
c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
Definicje
§ 3
Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
Regulamin – niniejszy regulamin korzystania z usług Elektronicznego Biura Obsługi Klienta,
WTBS – Wągrowickie Towarzystwo Budownictwa Społecznego spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Wągrowcu,
Klient – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,
Konto Klienta – elektroniczna ewidencja danych w systemie udostępniana w sposób autoryzowany wyłącznie jednemu określonemu Klientowi,
eBOK – system informatyczny, umożliwiający Klientom dostęp do Konta Klienta oraz przesyłanie informacji za pośrednictwem Internetu,
umowa o świadczenie usług eBOK – umowa zawarta pomiędzy Klientem, a WTBS, na którą składa się zespół czynności takich jak założenie Konta Klienta w eBOK, nadanie hasła (potwierdzenie skutecznego założenia Konta).
Login – nadany przez WTBS kod, służący do identyfikacji Klienta przy korzystaniu z usług Systemu,
Hasło – nadany przez WTBS kod służący do identyfikacji Klienta przy korzystaniu z usług Systemu.
Zasady i warunki korzystania z usług eBOK
§ 4
Warunkiem przyznania Klientowi uprawnień użytkownika systemu eBOK i rozpoczęcia świadczenia usług eBOK jest:
1) zarejestrowanie się Klienta w serwisie, poprzez wypełnienie elektronicznego formularza rejestracyjnego,
2) zapoznanie się przez Klienta z niniejszym Regulaminem i zaakceptowanie jego postanowień, co wymaga zaznaczenia przez Klienta opcji „Akceptuję regulamin portalu i zgadzam się z jego postanowieniami”, umieszczonej wraz z tekstem samego Regulaminu w systemie eBOK pod formularzem rejestracyjnym. W uzasadnionych przypadkach WTBS może odmówić utworzenia Konta Klienta w eBOK.
3) W celu aktywacji Konta Klienta niezbędne jest posiadanie i podanie przez Klienta adresu e-mail,
4) W celu skorzystania z eBOK niezbędne jest urządzenie (komputer, tablet, smartfon, itp.) z dostępem do internetu, wyposażone w dowolną przeglądarkę (Internet Explorer, Opera, Mozilla Firefox, Chrome, itp.) z włączoną obsługą protokołu szyfrowania SSL,
5) Klient loguje się do Konta Klienta w eBOK przy użyciu nadanego przez WTBS Loginu oraz Hasła przesłanego na podany przez Klienta e-mail. Po pierwszym logowaniu do eBOK Klient jest zobowiązany do niezwłocznej zmiany Hasła na własne,
6) Korzystanie z usług eBOK jest bezpłatne.
Wygaśniecie bądź rezygnacja z usług Elektronicznego Biura Obsługi Klienta
§ 5
Klient może zrezygnować z usług eBOK rozwiązując umowę o świadczenie usług eBOK poprzez dezaktywację (usunięcie) Konta). WTBS usuwa Konto Klienta najwcześniej w dniu następującym po dniu, w którym dokonano usunięcia Konta. Umowa o świadczenie usług eBOK rozwiązuje się automatycznie z dniem rozwiązania umowy Klienta z WTBS. Rozwiązanie umowy o świadczenie usług eBOK każdorazowo skutkuje usunięciem Konta Klienta.
Rodzaje usług świadczonych przez WTBS w ramach eBOK
§ 6
eBOK umożliwia Klientowi dostęp do następujących funkcji:
a) podgląd umów Klienta zawartych z WTBS,
b) sprawdzenie sald na rozrachunkach Klienta z WTBS,
c) wgląd w podstawowe dane osobowe Klienta,
d) możliwość dokonywania różnego rodzaju zgłoszeń i prowadzenia korespondencji z WTBS przy pomocy dedykowanego formularza,
e) odbieranie komunikatów i wiadomości wysyłanych przez WTBS,
f) możliwość zmiany Hasła,
g) wskazania odczytów wodomierzy.
§ 7
Funkcjonalność eBOK, o której mowa w § 6 może zostać rozszerzona o dodatkowe funkcje bądź też ograniczona poprzez wyłączenie niektórych funkcji.
§ 8
O każdorazowych zmianach w funkcjonalności eBOK WTBS będzie na bieżąco informowało Klientów co najmniej jednym z następujących kanałów:
a) e-mail do Klienta,
b) wiadomość w eBOK,
c) komunikat na stronie www WTBS.
Obowiązki i prawa Klienta
§ 9
1. Klient jest zobowiązany do korzystania z zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zapisami niniejszego Regulaminu, w szczególności do:
a. niepodejmowania działań zmierzających do prób logowania na inne Konto Klienta,
b. wylogowania się z eBOK niezwłocznie po zakończeniu korzystania.
2. Klient jest zobowiązany do takiego używania i przechowywania Loginu i Hasła, by nie weszły one w posiadanie przez osoby trzecie. WTBS nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek negatywne skutki dla Klienta, wynikające z udostępnienia (świadomie lub nie) przez Klienta hasła osobom trzecim.
3. Klient jest zobowiązany do bieżącego kontrolowania informacji przekazywanych przez WTBS za pośrednictwem eBOK.
4. Zakazane jest dostarczanie przez Klienta treści o charakterze bezprawnym.
5. WTBS może w każdej chwili, bez podania przyczyny, modyfikować widoczność danych w eBOK, a także zawieszać ich działanie lub dodawać nowe dane lub informacje dla Klienta.
Obowiązki i prawa WTBS
§ 10
1. WTBS tworzy Konto Klienta niezwłocznie, nie później niż w terminie do 7 dni od daty rejestracji Klienta na serwisie eBOK.
2. W przypadku niezgodności danych przekazanych we Wniosku i posiadanych wcześniej w bazie danych, WTBS zawiesza procedurę tworzenia Konta Klienta do czasu wyjaśnienia rozbieżności.
3. WTBS zobowiązuje się do należytej staranności przestrzegania obowiązujących w nim procedur ochrony danych osobowych i ochrony systemów informatycznych. Dodatkowo wykorzystuje Certyfikat SSL w celu szyfrowania danych dla pełnego zabezpieczenia danych.
4. WTBS zobowiązuje się chronić przekazane dane osobowe na zasadach określonych w odrębnych przepisach. WTBS nie udostępnia zgromadzonych danych osobowych Klientów podmiotom trzecim, chyba , że jest to podmiot świadczący usługi na rzecz WTBS, a WTBS zobowiązało ten podmiot do zapewnienia ochrony przekazanych danych, a przekazanie tych danych jest niezbedne do pełnego wykonania umowy na rzecz Klienta. Podmiotem, który zobowiązano w osobnej umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych do ochrony jest DomConsult Spółka z o.o. ul. Strzeszyńska 73, 60-479 Poznań, KRS 0000030516 , NIP 781-16-51-976. Wszelkie dane osobowe podane przez Klienta ( m.in. imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mailowy) traktowane są, jako informacje w najwyższym stopniu poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy stronami oraz do wykonania umowy.
5. WTBS nie odpowiada za szybkość przesyłanych danych i ich ograniczenia wynikające z warunków technicznych, technologicznych i systemowych oraz łączy transmisyjnych.
6. WTBS zastrzega, że System może być czasowo niedostępny na skutek prowadzenia prac konserwacyjnych, przerw w dostawie energii elektrycznej lub awarii.
7. Zgłoszenie przez Klientów wszelkich nieprawidłowości lub reklamacji, dotyczących działania eBOK możliwe jest za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: portal@wtbs.wagrowiec.eu
Postanowienia końcowe
§ 11
1. WTBS zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w Regulaminie w każdym czasie.
2. Ewentualne zmiany, o których mowa w ust. 1 będą podane do wiadomości Klientów poprzez eBOK i/lub e-mail.
§ 12
1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy obowiązującego prawa, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania go na stronach internetowych Administratora.
Ogólna klauzula informacyjna (eBOK)
Zgodnie z art. 13 ust. 1−2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO − informujemy, że:
I. Administrator danych osobowych, Inspektor Ochrony Danych
Wągrowieckie Towarzystwo Budownictwa Społecznego z siedzibą w Wagrowcu jest Administratorem Twoich danych osobowych.
Z powołanym przez Spółkę Inspektorem Ochrony Danych możesz skontaktować się pod adresem e-mail: pukaczewski@hotmail.com
II. Cele i podstawy przetwarzania
Określono cele przetwarzania Twoich danych. Jako administrator będziemy przetwarzać Twoje dane takie jak adres mailowy, numer telefonu, Imię i Nazwisko, adres zamieszkania; w celu wykonania umowy świadczenia usług eBOK, co wypełnia przesłanki przetwarzania danych opisanych w itp. 6 ust.1lit. B RODO.
III. Okres przechowywania danych
WTBS usuwa konto Klienta najwcześniej w dniu następującym po dniu, w którym dokonano usunięcia Konta. Umowa o świadczenie usług eBOK rozwiązuje się automatycznie z dniem rozwiązania umowy Klienta z WTBS. Rozwiązanie umowy o świadczenie usług eBOK każdorazowo skutkuje usunięciem Konta Klienta.
IV. Odbiorcy danych
Odbiorcą Twoich danych może być wyłącznie podmiot uprawniony i legitymujący się interesem prawnym, itp. sąd czy policja. Twoje dane zostaną przekazanie w przetwarzanie na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych firmie obsługującej eBOK w zakresie technicznym. Firmą tą jest DomConsult Spółka z o.o. ul. Strzeszyńska 73 60-479 Poznań KRS 0000030516 NIP 781-16-51-976.
Zgodnie z RODO, przysługuje Ci:
a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii ( itp. 15 RODO);
b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych ( itp. 16 RODO);
c) prawo do przenoszenia danych ( itp. 20 RODO);
d) prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych ( itp.18 RODO);
e) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzedu Ochrony Danych Osobowych.
VI. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych
Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy i świadczenia usług eBOK.
Wągrowieckie TBS Sp. z o.o.
Wągrowieckie TBS Spółka z o.o., 62-100 Wągrowiec , ul. Rynek 12
e-mail: wtbs@wtbs.wagrowiec.eu